Несколько способов создать образцовый порядок в картотечном шкафу

Как навести порядок в картотечном шкафу?

Любой тип документации от договоров до личных данных сотрудников или партнёров подлежит систематизации по одному или нескольким признакам. Это может быть порядковый номер, дата оформления бумаги или папки, алфавитный порядок. При этом маркировка выполняется по краю документа или на корешке папки. Также для разделения данных можно использовать закладки или специальные индексные окна. Если документация делится по нескольким признакам, например: временной период и алфавитный порядок ФИО людей либо названий компаний, лучше купить картотечный шкаф с несколькими секциями. Если их будет 6, каждая может соответствовать 2 месяцам, с соответствующим количеством рядов карточек.

Для обеспечения порядка при оформлении текущих документов желательно, при заполнении ящиков уже имеющимися, заранее оставить место, которое займут будущие данные. Максимум, насколько стоит заполнять каждый ряд в секции - до половины. Порядок по дате должен быть такой, чтобы самая свежая информация, которая используется в настоящее время и востребована с известной периодичностью, находилась ближе всего. Ряды должны располагаться слева направо. По алфавиту карточки могут помещаться в ящик между уже имеющимися.

Как поддерживать созданный порядок в картотеке

Чтобы всегда иметь представление о расположении той или иной бумаги в многочисленных ящиках шкафа, желательно в процессе формирования систематизации составить каталог. Для этого секции и отделения стоит пронумеровать или выполнить алфавитную маркировку на фасадах выдвижных ячеек. Используя закладки и индексные окна, крепящиеся на верхних кромках карточек или папок, лучше располагать их так, чтобы они взаимно не перекрывались.

Очень важно правильно организовать работу с картотекой. Чем меньше людей имеют к ней доступ, тем более образцовым будет порядок в бумагах и ниже вероятность возникновения путаницы в данных из-за того, что кто-то положит документ не на установленное место. Если данных много и свежие бумаги постоянно находятся в работе, для них предпочтительно дополнительно купить металлический шкаф и использовать его для текущих карточек, а другую систему хранения использовать как архив. Не стоит извлекать одновременно много документов из разных секций. Чтобы не возникла путаница, лучше использовать единовременно только одну ячейку и открывать вторую, наведя порядок в первой.