Какой способ выбрать для хранения трудовых книжек

Нужен ли сейф для хранения трудовых книжек?

Трудовые книжки - это документы строгой отчётности, которые записываются в приходно-расходную книгу предприятия наряду с имуществом, деньгами и другими материальными ценностями. Порядок их хранения и ответственность за утрату устанавливаются соответствующими правительственными документами и локальными актами, действующими только на данном предприятии.

В крупных фирмах со штатом работников в несколько сотен или даже тысяч обычно назначается специальное лицо, которое должно контролировать условия хранения документов и ежемесячно составлять отчёт для руководства. Иногда должность ответственного за трудовые книжки совмещается с работой бухгалтера или другого рядового работника.

Варианты хранения

Способ и место обычно выбираются в зависимости от количества книжек. Если предприятие небольшое, и на нём всего несколько работников, для хранения могут использоваться металлические ящики для документов. Книжкам в них отводится отдельный отсек.

Также используются специальные металлические шкафы для трудовых книжек. Если их приобретение является для организации нецелесообразным, может использоваться обычный шкаф для документов, если он закрывается на замок и надлежащим образом защищён.

Обязателен ли сейф?

В законодательстве не прописана обязанность хранить книжки конкретным образом. Однако надёжный сейф является наиболее подходящим вариантом по ряду причин:

он может быть несгораемым и водоустойчивым, то есть защитит документы не только от воров, но и от стихийных бедствий;

существуют специализированные сейфы именно для трудовых книжек с достаточным количеством полок и отсеков;

можно подобрать прочный замок, установить код или вовсе сделать выбор в пользу многоуровневой защиты.

Трудовые книжки - важнейшие документы, составляющие ценность как для работника, так и для организации, в которой он работает. Именно в них содержатся все сведения о стаже и трудовом опыте гражданина. Поэтому руководитель организации должен как следует позаботиться о безопасности и сохранности трудовых книжек, обеспечив их надлежащее хранение.